Afgelopen vrijdag was de jaarlijkse najaarsvergadering. De opkomst viel wederom wel wat tegen en hier was ook al een vraag over ingebracht om het wellicht eens te combineren met een quiz of iets dergelijks. Dit neemt het bestuur mee.

Hilco opende de vergadering en heette iedereen welkom. Bij de mededelingen vertelde onze voorzitter het actiepunt vanuit de vorige ledenvergadering “veel afzeggingen wedstrijden”. Dit blijkt nu nog steeds zo. Hier heeft Hilco contact over gehad met de KNVB en die zegt dat vooral in de B categorie je strenger moet zijn. Zij herkennen de signalen wel en kijken zelf ook naar oplossingen. Verder heeft het MFA heeft aangegeven dat er om het complex camera’s worden opgehangen. Deze maken beelden als de deuren op slot zitten en de privacy is gewaarborgd. Ook zullen op het MFA terrein plattegronden komen met belangrijke telefoonnummers en wat waar zit. Er er is een plan om een EHBO avond voor verschillende verenigingen te organiseren. Daarna worden Jan Schotanus en Haye bedankt met een grote bos bloemen voor hun jarenlange inzet als vrijwilligers.  Zie ook: Wisseling van functies, blijvende waardering – v.v. Minnertsgea

Daarna werden de notulen en het jaarverslag van de secretaris vastgesteld. Ruurd nam de leden daarna mee in de financiële cijfers van de vereniging. Ondanks allerlei investeringen toch weer een plus en we staan er goed voor. Hij en Johny werden terecht bedankt met een groot applaus. Ook de kascontrole commissie gaf decharge.

Daarna gaven alle bestuursleden een update van alle ontwikkelingen in hun commissies. Dit allemaal om de vereniging future proof te maken.

Voetbalzaken senioren Willem verteld hoe de TC nu een vast vergaderschema gemaakt waarin wordt afgestemd wie naar welke wedstrijd gaat. Dit om zichtbaarder te zijn. En verder zijn de evaluaties ingezet voor de trainers 1^e en 2^e en ook bij de BMJ gebeurd dit via de BMJ commissie. De scheidsrechter commissie loopt goed en zij plannen elke zes weken de wedstrijden in. Het 1^e is opgegeven voor het OFK zaalvoetbal.

Voetbalzaken Jeugd Renée verteld dat Sjoerd Hendric Kerlien en Jurre Wagenaar een vrijwilligers overeenkomst getekend en ze zijn vol enthousiasme aan de slag gegaan.  Onze jeugdkeepers hebben dit seizoen weer keeper trainen van Rene de Vries. Het O17 leiderschap is tot winterstop opgelost, daarna zijn we op zoek naar een oplossing.  Er is een nieuwe Jeugd activiteiten commissie met daarin Renée zelf en Marre Sloots en Gerard Wagenaar. Zij hebben al een brainstorm sessie gehad. In november organiseert Bauke Tuinhof een trainers en leiders bijeenkomst. En ook de voetbalschool gaat door met hun techniek trainingen.

Penningmeester Ruurd verteld dat alle commissies nu gaan proberen om voor het komende jaar een plan te maken en daarbij de gaan budgetteren om een voorspelbare begroting te krijgen.

Secretaris Gerard verteld dat Marten Bergsma bereid is gevonden om vrijwilliger coördinator te worden. Er wordt nu gewerkt aan een vrijwilligersplan en een vrijwilligerslijst die up to date is. En wellicht is een vrijwilligers app ook nog eens een mogelijkheid, maar dat moet worden uitgezocht.

Facilitair zaken Geert neemt de leden mee in de upgrade kantine en dat dit tot ieders tevredenheid nu klaar is. Er is een elektronisch slot op het ballenhok gezet. Er zijn twee nieuwe pupillen goals aangeschaft met ook dank aan de club van 50. En komende week is het eerste gesprek met de Gemeente over de vervanging kustgras A-veld voor komende seizoen.

Commerciële zaken Hilco verteld namens Andre mooie resultaten die deze commissie hebben bereikt: Het sponsorcontract met Zonderland is verlengd. De jeugdsponsorgroep is vernieuwd. Het nieuwe bord is binnen en wordt in november bij de speeltoestellen geplaatst. Er is een hoofdsponsor voor alle jeugdelftallen binnengehaald. Binnen de jeugdsponsorgroep is Agrarisch Minnertsga gevormd. Voor het tweede en vierde elftal zijn nieuwe sponsoren geregeld. Er zijn nieuwe bordsponsoren aangesloten en reclameborden vervangen. Samen met de communicatie is gewerkt aan de presentatiegids, waarvoor we opnieuw op onze trouwe sponsoren konden rekenen. Voor het 3e elftal zoeken we nog een sponsor, weet je iets app het dan gerust. Plannen voor de komende periode

• We hebben ideeën voor een sponsoravond in combinatie met het eerste elftal.
• Daarnaast willen we drie keer per jaar een nieuwsbrief aan onze sponsoren versturen om hen op de hoogte te houden van ontwikkelingen en activiteiten binnen de vereniging.
• Het bestuur heeft de commissie gevraagd drie acties te organiseren. Twee acties zijn uitgevoerd; de derde is beoogd voor het voorjaar, onder voorbehoud van selectie.
• Uitzoeken of een led scorebord haalbaar is.

PR & Activiteiten Jeroen verteld dat er een Communicatieteam wordt samengesteld. Er zijn mensen benaderd en het is bijna rond. Einde seizoen wordt dit definitief bekend. Er is een communicatie planning voor komende jaren gemaakt, streven ingang 2027-2028. Met als doelstelling; duidelijkheid en structuur voor alle communicatie wat ieder jaar terug komt. Alle mensen van het team krijgen allemaal een eigen rol en taken binnen deze planning. Denk aan communicatie op website, social media, promotiemateriaal ontwerpen zoals posters, nieuwsbrieven, communicatie rondom verschillende activiteiten en acties. Er is een nieuwsbrief systeem opgezet. Streven is structureel nieuwsbrieven te versturen naar sponsoren en leden.

Ook is er communicatieplan geschreven voor de doelstelling meer jeugdleden aantrekken. Hier zijn een aantal strategieën en activiteiten uit voort gekomen. Dit jaar maken we gebruik van het onderzoeken van de mogelijkheden en het voorbereiden van zaken waar dat mogelijk is. Streven is om vanaf volgend seizoen hier mee te starten. En daarnaast zijn we druk bezig geweest met de communicatie die nodig was rondom recente zaken op alle communicatie kanalen; nieuws van de vereniging, activiteiten, ook i.v.m. jubileum, etc. Daarnaast de opmaak de van presentatie gids. Moet nog gevuld worden met tekst en alle teamfoto’s met nieuwe shirts.

Na al deze prachtige stappen kwam nog de rondvraag. Hierin kwamen vragen voorbij zoals de ontwikkelingen huisartsenpraktijk. Dit is afwachten en ligt bij het MFA. En ook roken in wedstrijdkleding wat niet de bedoeling is. Verder een handbare kleine aed wellicht aanschaffen. Dit neemt het bestuur mee. En ook zoeken ze uit of een activiteit zoals darten ook op donderdag kan, want het lijkt wat minder druk te worden. Ook kwam daarover de vraag of dit aan de kwaliteit van het tapbier kwam.

Het bestuur neemt deze actiepunten mee en om 21.42 sloot Hilco de vergadering.

Bij vragen schiet gerust een bestuurslid aan!